Seguro que te ha pasado alguna vez que has enviado un correo importante y luego te has dado cuenta de que te faltaba algo. ¿Qué hacer en esos casos? ¿Cómo evitar que vuelva a ocurrir?
El problema de los correos incompletos o mal enviados tiene varias causas. A veces es por falta de atención, otras veces por prisa o estrés, y otras veces por no revisar bien lo que estamos haciendo. Sea cual sea el motivo, el resultado es el mismo: un correo que no cumple su función, que puede generar confusión o malentendidos, o que nos hace quedar mal ante nuestros destinatarios.
La forma clásica de escribir un correo electrónico es la siguiente: primero elegimos el destinatario o los destinatarios, luego escribimos el asunto, después redactamos el mensaje y finalmente adjuntamos los archivos que queremos enviar. Esta forma parece lógica y natural, pero tiene un problema: nos hace centrarnos más en el contenido del mensaje que en los detalles técnicos. Así, podemos olvidarnos de adjuntar los archivos o de incluir a todos los destinatarios necesarios.
Mi solución para evitar este problema es invertir el orden de los pasos: primero adjuntar los archivos, luego escribir el mensaje, después poner el asunto y por último elegir los destinatarios. ¿Por qué creo que esta forma es mejor? Por varias razones:
- Al adjuntar los archivos al principio, nos aseguramos de que no se nos olviden y de que estén relacionados con el mensaje que vamos a escribir.
- Al escribir el mensaje después de adjuntar los archivos, podemos hacer referencia a ellos en el texto y explicar su contenido o su importancia.
- Al poner el asunto después de escribir el mensaje, podemos resumir mejor lo que queremos comunicar y captar la atención de los destinatarios.
- Al elegir los destinatarios al final, podemos revisar bien a quién queremos enviar el correo y evitar errores o exclusiones.
Creo que esta forma de escribir correos electrónicos es más eficaz y segura que la clásica. Te invito a probarla y a ver si notas la diferencia.